(目的)

第1条　この規程は、別に定めるものを除くほか、置賜広域病院企業団事務局及び医療施設における文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

(文書の意義)

第2条　この規程において「文書」とは、事務の処理に必要な一切の書類をいう。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とする。

(文書記述の原則)

第4条　文書を作成するときは、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により平易、簡素かつ明確に表現するように努めなければならない。

(文書取扱いの原則)

第5条　文書は、常にていねいに取扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損がはなはだしいときは、適宜の方法により補修し、常に文書の内容が明らかであるようにしておかなければならない。

(秘密保持の原則)

第6条　秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

(文書主管課長の職務)

第7条　文書主管課長は、文書の管理に関する事務を総括する。

(文書取扱主任者)

第8条　企業団事務局の課(室を含む。)、総合病院の課及びサテライト医療施設の事務部(以下「課等」という。)に文書取扱主任者を置く。

(文書取扱担当者)

第9条　課等に文書取扱担当者を置く。

(文書主管課における文書事務)

第10条　総務課(以下「文書主管課」という。)においては、企業団事務局の文書管理に関する次に掲げる事務を処理する。

(文書の配付)

第11条　文書の送達を受けたときは、文書主管課において封皮により主務課を確認し、直ちに主務課の文書取扱担当者に配付しなければならない。ただし、封皮のみでは主務課が確認できないものについては、開封のうえ、封皮を添えて配付するものとする。

第12条　文書取扱担当者は、文書の配付を受けたとき及び庁外から直接持参の方法により文書の送達を受けたときは、親展文書で収受の手続をとる必要がないと文書取扱主任者が認めるものを除き、当該文書の余白に受付日付印を押さなければならない。

(誤って配付された文書の取扱い)

第13条　文書取扱担当者は、誤って文書が配付されたときは、これを当該文書の主務課が明らかなときは当該主務課に、明らかでないときは文書主管課に回付しなければならない。

(配付を受けた文書の処理)

第14条　文書取扱担当者は、収受した文書で許可、認可等に関する文書、不服申立書その他特に重要なものについては、文書取扱主任者に、その他の文書については、担当者に配付しなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書の取扱い)

第15条　文書主管課長において郵便料金の不足又は未納の郵便物の送達を受けたときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要と認めたときに限り、その不足又は未納の料金を支払って受領することができる。

(文書の起案)

第16条　文書を起案するときは、起案用紙(様式第4号)を用いなければならない。ただし、2枚目以後の用紙については、起案用紙以外の用紙を用いることができる。

(起案文書の処理)

第17条　文書取扱担当者は、決裁を求めるために起案された文書(以下「起案文書」という。)で課長の決裁を受けたものの回付を受けた場合において、上位の決裁者があるとき又は他に合議する必要があるときは、当該起案文書を次の決裁者に係る文書取扱担当者に回付しなければならない。

第18条　すべての決裁が終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)は、起案者がその回付を受けるものとする。

(法令案の合議)

第19条　起案文書で次に掲げる事項を内容とするものは、文書主管課長に合議しなければならない。

(意見調整)

第20条　課の所掌事務に関係がある事項に係る当該関係課間における意見の調整は、起案文書による合議の方法によりこれを行うものとする。ただし、あらかじめ事前協議の方法によりこれを行うことによって起案文書による合議に替えることができる。

(合議文書の処理)

第21条　起案者は、合議を経た後に当該合議に係る事項を変更しようとするとき又は決裁の趣旨が当初の起案と異なるときは、合議をした課長にその経過を報告しなければならない。

(決裁の促進)

第22条　決裁者は、起案文書の回付を受けたときは、遅滞なく決裁を終えるように努めなければならない。

(持ち回り決裁)

第23条　起案文書のうち緊急に処理する必要があるもの、秘密を要するものその他重要なものについては、起案者その他起案に係る事項について説明できる者が起案文書を持ち回って決裁を受けることができる。

第24条　起案文書について緊急等やむを得ない事情により、りん議を経ず他の方法により決裁を受けて事務の処理を行った場合は、処理経過等を明らかにしておかなければならない。

(記号及び番号)

第25条　文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、第2号に掲げる文書(訓、内訓、庁達、達及び指令を除く。)で起案の内容が軽易と認められるものにあっては、番号を省略し、号外で処理することができる。

(文書番号の管理)

第26条　文書の番号は、次の各号に掲げる区分に従って、当該各号に定める課が管理しなければならない。

(決裁文書の処理)

第27条　施行文書には、施行年月日を記入しなければならない。

(公印の押印)

第28条　決裁文書で発送を要するものには、置賜広域病院企業団公印規程(平成29年管理規程第9号)に定める手続に従い公印を押印しなければならない。ただし、発送部数の特に多いものについては、同管理規程第8条に規定する手続に従い、公印の押印に替えて公印の印影を印刷し、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

(書留等の処理)

第29条　文書主管課においては、発送のため書留の引渡しを受けたときは、書留引受簿(様式第7号)に所要の事項を記載しておかなければならない。

(文書の整理保管)

第30条　未処理の文書は、保管庫に整理し、保管しておかなければならない。

(文書の保存年限)

第31条　処理の完結した文書は、次に定めるところにより、これを保存しなければならない。ただし、必要と認めたときは、文書主管課長の承認を得て保存年限を変更することができる。

(文書の廃棄)

第32条　前条に規定する保管期間が経過したものは、文書取扱主任者がこれを廃棄しなければならない。この場合において、廃棄すべき文書の印影等で他に利用されるおそれのあるものは、これを裁断し、破棄しなければならない。

(文書以外の記録の管理)

第33条　所管する事務につき専決で処理する権限を常例として与えられている者(当該権限に属する事務が代決により行われた場合の当該代決をした者を含む。以下「専決権者」という。)に了承された図面、写真、ビデオテープ等事務の処理に必要な事項が記録された物(以下「文書以外の記録」という。)には、了承された年月日及び了承した専決権者の職名を適宜の方法により記載し、主務課長が必要と認める期間適切に整理しておかなければならない。

(起案又は回覧により処理する文書以外の文書の管理)

第34条　専決権者に了承された文書(起案又は回覧により了承されたものを除く。)については、了承された年月日及び了承した専決権者の職名を適宜の方法により記載し、主務課長が必要と認める期間適切に整理しておかなければならない。

(準用)

第35条　医療施設の文書等の管理については、本章に定めるもののほか、前章の規定(総合病院事務部総務課及びサテライト医療施設事務部にあっては第26条第1号の規定を、総合病院事務部の課(総務課を除く。)にあっては第10条、第11条、第26条第1号及び第29条の規定を除く。)を準用する。

(文書番号の管理)

第36条　医療施設(総合病院の課を除く)における文書の番号は、文書事務を所管する組織において管理しなければならない。